Verkaufs-E-Mails zu versenden ist keine Kunst, diese jedoch Interesse weckend zu formulieren, sodass diese vom Leser wahrgenommen, gelesen und letztlich darauf reagiert wird, gestaltet sich wesentlich schwieriger. Nicht selten landen diese auf direktem Wege im Papierkorb, sogar ohne geöffnet zu werden. Denn nur wer seine E-Mails mit einer interessanten Betreffzeile und einem cleveren Text schreibt, erreicht seine Ziele. Der Leser muss sich persönlich angesprochen fühlen und der Inhalt sollte diesem einen Nutzen bieten, sprich relevante Informationen enthalten. Doch das ist einfacher gesagt, als getan. Eine Verkaufs-E-Mail zu verfassen, auf die letztlich auch reagiert wird, ist eine Kunst für sich.

Was die Statistik sagt…

Während die meisten Verkaufs-E-Mails unter der Woche versendet werden, hat die Hubspot Studie “Science of Email 2014” herausgefunden, dass die Öffnungsrate am Wochenende ansteigt. Außerdem haben kurze E-Mails von 300 bis 500 Zeichen die höchsten Click-Through Raten. Ein ähnlicher Trend zeichnet sich auch in der Länge der Betreffzeile ab. Auch hier wurden E-Mails mit einer Betreffzeile von 30 oder weniger Zeichen häufiger geöffnet, als solche mit langen Betreffzeilen.

Doch die Länge der E-Mail und das Timing des Versands sind nicht alles. Letztendlich zählt der Inhalt. Was möchte ich mitteilen? Im Folgenden finden Sie verschiedene E-Mail Templates – von der ersten Infomail, über die Follow-up E-Mail, bis hin zum letzten Reminder, samt Tipps und Tricks, was es dabei zu beachten gilt.

Die erste Kontaktaufnahme

Nichts ist so wichtig, wie die Aufmerksamkeit und das Interesse des Lesers zu gewinnen. Dazu beitragen kann vor allem die Personalisierung der E-Mail. Wichtig ist, sich stetig vor Augen zu führen, dass der potenzielle Kunde viel mehr an seinem eigenen Unternehmen interessiert ist, als an dem Ihrigen. Deshalb ist es wichtig, den Inhalt der E-Mail auf das Unternehmen anzupassen, sowie aktuelle Probleme oder Neuigkeiten aufzunehmen.

Behalten Sie aber dennoch im Hinterkopf: In der Kürze liegt die Würze. Deshalb ist es sinnvoll die erste Kontaktaufnahme in Form einer E-Mail in drei Teile, bestehend aus drei bis fünf Sätzen, zu gliedern.

Teil 1: Die Einleitung

Zu Beginn der ersten Kontaktaufnahme sollten Sie sich und Ihre Position oder das Unternehmen kurz vorstellen. Hierbei müssen Sie nicht weit ausholen, sondern in der Kürze das Interesse des Lesers gewinnen.

Teil 2: Personalisierung

Nachdem Sie einige Informationen über den Adressaten der E-Mail in Erfahrung gebracht haben, sollten Sie an dieser Stelle direkt auf die Person oder das Unternehmen eingehen. Gibt es aktuelle Neuigkeiten zum Unternehmen oder zur Person? Alternativ können Sie auch auf einen Post oder Kommentar in den sozialen Netzwerken eingehen. In jedem Falle sollte der Fokus in diesem Abschnitt auf das Unternehmen oder die Person gelenkt werden, sodass dieser aber dennoch in Verbindung zur (Kauf-)Absicht der E-Mail steht.

Teil 3: Call to Action

Was möchten Sie, dass der Adressat nach dem Lesen der E-Mail tut? Stellen Sie eine klare Call to Action.

Das Template für eine solche E-Mail kann demnach wie folgt aussehen:

Hallo [Name],

[Vorstellung der eigenen Person / Unternehmen und Positionierung]. Ich habe kürzlich gelesen / gehört, dass [Unternehmensneuigkeiten / Neuigkeiten zur Person oder relevantes Ereignis]. Hätten Sie Interesse an [Call to Action]?

Beste Grüße,
[Name]

In die Praxis umgesetzt, könnte dabei eine solche E-Mail entstehen:

Hallo Herr Müller,

mein Name ist Thomas Schneider und ich unterstütze Unternehmen wie das Ihrige auf dem Weg ins Social Web. Ich habe kürzlich gesehen, dass Sie sich eine eigene Unternehmensseite bei Facebook angelegt haben. Sofern Sie Interesse haben, würde ich Ihnen auf Ihrem Weg ins Social Web gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen. Sagen Sie mir doch bitte Bescheid, ob Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes unverbindliches Telefonat zum Thema haben.

Beste Grüße,
Thomas Schneider

Die Follow-Up E-Mail

Verkaufs-E-Mails sind eine langwierige und vor allem ausdauernde Geschichte. Denn es herrscht eine hohe Konkurrenz. Wenn Sie bedenken, wie viele E-Mails Sie selbst täglich bekommen, sei es geschäftlich, aber auch privat und wie viele Verkaufs-E-Mails Sie davon tatsächlich öffnen, geschweige denn lesen, ist es nicht weiter verwunderlich, dass es eher selten direkt nach der ersten E-Mail zu einem Gespräch, Treffen oder dem Kauf des Produkts kommt. Demnach ist es keine Seltenheit, dass der ersten Mail eine oder mehrere Follow-Up-E-Mails oder auch Anrufe folgen.

Prinzipiell empfiehlt es sich verschiedene Kontaktwege auszuprobieren. Deshalb ist es empfehlenswert nach der ersten E-Mail und vor der Follow-Up Mail, zu versuchen den Adressat telefonisch zu erreichen.

Hat der Adressat weder auf die erste E-Mail reagiert, noch war er telefonisch erreichbar, kann die E-Mail folgende Informationen beinhalten:

Hallo [Name],

leider habe ich Sie heute telefonisch nicht erreicht und auch auf meine E-Mail vom [Datum] keine Rückmeldung erhalten. Ich hatte Sie bezüglich [Thema/Grund erklären]. Wie schon auf Ihrer Mailbox hinterlassen, werde ich Sie am [Datum und Zeit] nochmals versuchen anzurufen. Natürlich können Sie mich auch vor diesem Datum jederzeit unter [Telefonnummer] erreichen.

Beste Grüße.
[Name]

Eine Follow-Up E-Mail dieser Art hat eine besonders hohe Erfolgsrate. Grund hierfür:

Sie ist kurz und auf den Punkt gebracht. Das Versenden der E-Mail und der Versuch eines Anrufs gibt dem potenziellen Kunden darüber hinaus die Möglichkeit auf verschiedenen Wegen zu antworten und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Und sollte der potenzielle Kunde keine Zeit haben sich bei Ihnen zu melden, haben Sie ja bereits in der E-Mail angekündigt, wann Sie versuchen ihn nochmals zu erreichen.

Der letzte Versuch

Möglicherweise haben Sie ein paar E-Mails versendet und ebenso Nachrichten auf der Mailbox hinterlassen, aber dennoch keine Antwort erhalten. Auch wenn Ausdauer im Sales-Bereich eine gefragte Stärke ist, muss man auch wissen, wann genug ist. Denn zu viel Zeit in einen potenziellen Kunden zu investieren, der jedoch keine Reaktion zeigt, ist verlorene Zeit. Anstelle den Kontakt beziehungsweise den Versuch der Kontaktaufnahme abrupt zu beenden, sollten Sie in einer finalen E-Mail deutlich machen, dass es sich hierbei um den letzten Versuch der Kontaktaufnahme handelt. So geben Sie dem potenziellen Kunden eine letzte Chance mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Hier ein Beispiel dafür:

Hallo [Name],

leider habe ich Sie während meiner zahlreichen Kontaktversuchen nicht erreicht und Ihrerseits auch keine Rückmeldung erhalten. Dies kann natürlich daran liegen, dass Sie an meinem Angebot generell kein Interesse haben – was natürlich völlig in Ordnung ist. Deshalb wäre es für mich wichtig zu wissen, ob ich weiterhin versuchen soll Sie zu erreichen oder nicht. Um es Ihnen einfach zu machen, können Sie im Folgenden einfach mit dem passenden Buchstaben antworten.

A: Hören Sie bitte auf mich zu kontaktieren und löschen Sie mich aus Ihrer Liste.
B: Ich würde gerne mit Ihnen sprechen, leider fehlt mir momentan die nötige Zeit. Versuchen Sie es weiter.
C: Ich würde gerne mit Ihnen sprechen. Bitte senden Sie mir einen Terminvorschlag.
D: Ich habe vergessen, wer Sie sind. Um was geht es?

Vielen Dank.
[Name]

Eine solche Mail bringt die Möglichkeiten des potenziellen Kunden präzise auf den Punkt. Er kann mit einem Buchstaben antworten und dabei vollkommen ehrlich sein.

Was Sie im Hinterkopf behalten sollten:

Die drei E-Mail Templates stellen exemplarisch dar, welche Möglichkeiten es gibt, erfolgreich Verkaufs-E-Mails zu versenden. Natürlich können diese möglicherweise nicht auf alle Unternehmen angewendet werden und es wird sicherlich auch Fälle geben, in welchen sie überhaupt nicht funktionieren. Nutzen Sie diese Templates als Inspiration und behalten Sie folgende Punkte stets im Hinterkopf:

  • verschiedene Zeiten testen, auch am Wochenende
  • in der Kürze liegt die Würze: 300 – 500 Zeichen
  • mit einem kurzen Betreff (max. 30 Zeichen) das Interesse wecken
  • Personalisieren Sie Ihre E-Mail
  • Schreiben Sie einen cleveren Text, der dem Leser einen Mehrwert bietet
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